INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH DLA REPREZENTANTÓW I OSÓB KONTAKTOWYCH Z ART. 13 I 14 RODO

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla osób, których dane zostały udostępnione PROMAR w związku z procesami zawierania i realizacji umowy. 

1. [Administrator i dane kontaktowe] Administratorem danych osobowych jest „PROMAR” Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowe sp. z o.o. z siedzibą w Zawierciu, ul. Cerefisko 2, 42-400 Zawiercie, wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000063171, NIP 1180010695, REGON 008052670, o kapitale zakładowym w wysokości 1 000 000,00 zł.
2. [Kontakt z administratorem] Z administratorem można skontaktować się za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod adresem siedziby wskazanym powyżej lub mailowo pod adresem info@promar.pl. 
3. [Cele i podstawy prawne przetwarzania] Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach, w oparciu o następujące podstawy prawne: 
   • zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba fizyczna działająca we własnym imieniu, gdyż przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania w/w czynności oraz do podjęcia na Pana/Pani żądanie działań przed jej zawarciem (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
   • zawarcia i wykonania umowy w odniesieniu do strony innej niż osoba fizyczna z uwagi na prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest kontaktowanie się za pośrednictwem osób wskazanych do kontaktu/reprezentowania/wykonania umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
   • wykonania przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa mających zastosowanie do jego działalności, w szczególności podatkowych i rachunkowych oraz wynikających z innych przepisów regulujących działalność administratora (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
   • archiwizacji dokumentacji i komunikatów, w tym korespondencji wytworzonych przez Administratora w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, z uwagi na jego prawnie uzasadniony interes, jakim jest niezbędność udokumentowania dowodów prowadzonej działalności m.in. zgodnie obowiązującymi przepisami oraz wykorzystania archiwizowanego materiału w celu dochodzenia, ustalenia czy obrony przed roszczeniami (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
4. [Źródła oraz kategorie danych osobowych] Dane osobowe zostały pozyskane od bezpośrednio od osoby lub zostały przekazane przez pracodawcę/ zleceniodawcę/mocodawcę, w związku z zawarciem umowy. W niektórych sytuacjach dochodzi do pozyskania danych reprezentanta ze źródeł publicznych (rejestry publiczne, strona internetowa, itp.). Zakres otrzymanych danych obejmuje: imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, dane kontaktowe firmy.
5. [Odbiorcy danych] Administrator ma prawo przekazywać Pana/Pani dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania, tj.: podmiotom, które świadczą na rzecz Administratora usługi wsparcia IT, w tym obsługę i serwisowanie systemów informatycznych, hosting danych i usługi chmurowe, naszym upoważnionym pracownikom i współpracownikom, operatorom pocztowym i kurierom, kancelariom prawnym, audytorom, bankom, ubezpieczycielom, podmiotom odpowiedzialnym za archiwizację lub niszczenie danych, spółkom z grupy kapitałowej w wewnętrznych celach administracyjnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 
6. [Przetwarzanie poza EOG] Pana/Pani dane osobowe mogą zostać przekazane do państwa trzeciego (tj. państwa nienależącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego). Taki transfer Pana/Pani danych osobowych może odbyć się na podstawie standardowych klauzul ochronnych (na podstawie art. 46 ust. 2 lit. c) i d) RODO) lub na podstawie innego mechanizmu, który jest zgodny z prawem i legalizuje taki transfer oraz zapewni odpowiednie gwarancje ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi. Transfer do Stanów Zjednoczonych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10.07.2023 r., stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE-USA (art. 45 RODO).  
7. [Okres przechowywania danych] W przypadku zawarcia lub realizacji umowy, Administrator będzie przetwarzał dane osobowe przez czas trwania umowy, a po tym czasie będą przetwarzane przez 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy lub rachunkowy, chyba że dłuższy termin będzie wynikał z przepisów prawa lub okresów przedawnienia roszczeń. 
8. [Prawa podmiotów danych] Przysługuje Panu/Pani prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych Pana/Pani dotyczących, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Przysługuje Panu/Pani prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności.
9. [Prawo wniesienia skargi do organu] Na działania Administratora przysługuje Panu/Pani skarga do właściwego organu nadzorczego w szczególności w państwie swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. [Dobrowolność podania danych] Podanie danych wskazanych przez Administratora jako niezbędne do zawarcia umowy jest warunkiem umownym, a konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości zawarcia lub realizacji umowy. 
11. [Profilowanie] W stosunku do Pana/Pani nie będą podejmowanie czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.